Datenschutzbestimmung für das LMS (Learning Management System) proJobTraining.de

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:
Kolping Bildung Deutschland gGmbH
Am Technologiepark 28
45307 Essen

info@kolping-bildung-deutschland.de

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

datenschutz@kolping-bildung-deutschland.de

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von sonstigen Dritten (z. B. der Auskunftei) zulässigerweise (z.B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben. Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z. B. Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Umsatzdaten im Zahlungsverkehr), Produktdaten, Werbe- und Vertriebsdaten, Registerdaten, Daten über Ihre Nutzung von unseren angebotenen Telemedien (z. B. Zeitpunkt des Aufrufs unserer Webseiten, Apps oder Newsletter, angeklickte Seiten von uns bzw. Einträge) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

3.1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) erfolgt zur Erbringung der Weiterbildungsdienstleistungen, Prüf- und Zertifizierungsdienstleistungen sowie Beratungsgeschäften, insbesondere zur Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge sowie aller mit dem Betrieb und der Verwaltung erforderlichen Tätigkeiten. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach den konkreten Dienstleistungen (z. B. Schulung, Prüfung, Zertifizierung) und können unter anderem Bedarfsanalysen sowie die Beratung umfassen. Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

3.2.  Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

Beispiele:

3.3. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

3.4. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Zudem unterliegen wir Kolping Bildung Deutschland diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugsprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken.

4. Welche Daten werden im Rahmen der Lernplattform sowie bei Chats, Umfragen, etc. verarbeitet?

4.1. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Bei Teilnahme an Veranstaltungen unserer Lernplattform erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages bei der Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Teilnahme an Umfragen sowie die Nutzung von Chatfunktionen erfolgen auf freiwilliger Basis. Die Daten freiwilliger Angaben werden auf Grundlage einer für die Zukunft widerrufbaren Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) verarbeitet. Zudem besteht unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1f DSGVO) darin, unsere Veranstaltungen zu verbessern, die Wünsche unserer Kunden umzusetzen und Fragen schnellstmöglich zu klären.

4.2. Beschreibung der Datenverarbeitung, Zwecke und Datenarten

Zur Durchführung von Veranstaltungen auf unserer Lernplattform, zur Teilnahme an Online-Meetings, Umfragen und zur Nutzung von Chatfunktionen auf unseren Websites (nachfolgend „Online-Maßnahmen“) werden die folgenden Tools (nachfolgend: „Online-Software“) verwendet:

Je nach Art und Umfang der Nutzung sowie je nach Online-Software werden verschiedene Arten von Daten verarbeitet. Folgende Datenarten sind grundsätzlich möglich:

1.       Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version

2.       Das Betriebssystem des Nutzers

3.       Die IP-Adresse des Nutzers

4.       Benutzernamen

5.       Namen

6.       Zugehörige Inhaltsobjekte (z.B. Kurs, Lernmodul, Test, Umfrage, Gruppe)

7.       Datum, Uhrzeit und Dauer des Zugriffs

8.       ggf. Lernfortschrittsdaten und erlangte Zertifikate

9.       ggf. sonstige über proJobTraining.de geführte Kommunikation zwischen Ihnen und uns

Die gespeicherten Daten werden zu technischen und statistischen Zwecken benötigt; des Weiteren erfassen wir Ihre Anwesenheit und werten diese aus. Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur dann, falls dieses gesetzlich vorgeschrieben ist oder gegenüber Auftraggebern ein Auskunftsrecht besteht.
Im Falle der Teilnahme an einem Online-Test oder einer anderen Lernstandserhebung auf der Plattform wird die Teilnahme inklusive Beginn und Ende des Tests protokolliert und so lange gespeichert, wie es in der dem Test zu Grunde liegenden rechtlichen Norm gefordert wird. Entsprechend der Ausführungen zu den Lernfortschrittsdaten können die Inhalte der Tests, erlangte Zertifikate und Protokolldaten durch die berechtigten (Kurs-) Administratoren eingesehen und zu Bewertungszwecken exportiert werden. Bei Bestehen eines Tests kann veranlasst werden, dass automatisiert ein Zertifikat für Teilnehmende ausgestellt und diesen zugesandt (Download) wird.

 

4.3. Erforderliche Daten und deren Verarbeitung

Teilnehmende einer Online-Veranstaltung oder eines Online-Meetings erhalten einen Zugangslink per E-Mail. Bei Eintritt in den Online-Veranstaltungsraum werden Vorname, Nachname (ggf. ein Benutzername, der frei gewählt werden kann) und ggf. E-Maildresse abgefragt. Auch Position und Firma können abgefragt werden - diese Angaben sind jedoch freiwillig zu tätigen. Darüber hinaus ist direkt bei der Buchung einer Online-Veranstaltung z.B. über unseren Webshop die Angabe einer Telefonnummer erforderlich, um ggf. bei technischen Problemen seitens der Veranstaltenden Teilnehmende erreichen zu können.

Die Online-Software erhebt zudem Benutzerdaten, die für die Bereitstellung sowie technische und betriebliche Unterstützung und Verbesserung der zur Verfügung gestellten Dienste erforderlich sind. Hierzu gehören technische Daten zum Gerät, Netzwerk und zur Internetverbindung, wie bspw. IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Browsertyp/ -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung, URL der zuvor besuchten Webseite (Live-Chat), Menge der gesendeten Daten (Live-Chat).

Mitarbeitende sowie Referierende der Kolping Bildung Deutschland gGmbH können Maßnahmen im Rahmen der Online-Plattform veranstalten, betreuen und abhalten. Für die Erstellung des dafür notwendigen Accounts, sowie zur Planung und Durchführung einer Online-Maßnahme werden folgende Daten von dem Mitarbeitenden / Referierenden erhoben bzw. verarbeitet: Vorname, Nachname, Benutzername, E-Mail oder Telefonnummer, ggf. Passwort (wenn kein Single-Sign-On verwendet wird).

4.4. Freiwillige Nutzung von Funktionen, weitere Angaben

Teilnehmenden einer Online-Veranstaltung und Interessierten auf der Website steht es frei, Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Gleiches gilt für das zur Verfügung stellen von Dokumenten und weiteren Informationen / Daten jeglicher Art. Diese Angaben werden verarbeitet, angezeigt und ggf. protokolliert, sofern diese in einem für alle Teilnehmenden sichtbaren Chat bereitgestellt wurden. Verläufe privater Chats werden nicht protokolliert.

Sofern von der Online-Software unterstützt und vom Referierenden freigegeben, können Kamera und Mikrofon einzeln ein-, ab- bzw. stummgeschaltet werden. Die Daten, die vom eingeschalteten Mikrofon bzw. von der eingeschalteten Kamera gesendet werden, werden für die Dauer der Veranstaltung verarbeitet.

4.5. Sonstige Funktionen

Eine Aufzeichnung von Online-Maßnahmen erfolgt standardmäßig nicht. Sollten wir eine Aufzeichnung vornehmen wollen, werden wir dies im Vorfeld mitteilen und, sofern erforderlich, um Einwilligung bitten.

4.6. Weiterführende Informationen der jeweiligen Anbieter der Online-Software

Die detaillierten Datenschutzhinweise, sowie eine Auflistung der erhobenen und verarbeiteten Daten der jeweiligen Anbieter der Online-Software finden Sie unter den nachfolgenden Links:

·         BigBlueButton englisch Seite (eingebettet in ILIAS)

·         eCademy Learning (externer Anbieter für Lerninhalte)

 

4.7. Weitergabe von Daten

Protokollierte Daten von Online-Maßnahmen sind zur Weitergabe an z. B. andere Teilnehmende einer Veranstaltung bestimmt. Darüber hinaus gelten die allgemeinen Hinweise zur Weitergabe von Daten (siehe 5. „Wer bekommt meine Daten?)

4.8. Speicherung und Löschung von Daten

Für alle Daten gelten die allgemeinen Hinweise zur Speicherung und Löschung (siehe 7. „Wie lange werden meine Daten gespeichert?“).

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Kolping Bildung Deutschland gGmbH erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen und Telekommunikation.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der Kolping Bildung Deutschland gGmbH ist zunächst zu beachten, dass wir nach den zwischen Ihnen und uns vereinbarten Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen (u.a. Berufsgeheimnis). Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind bzw. werden (Endbindung von der Schweigepflicht). Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die Sie uns vom Berufsgeheimnis gemäß Vereinbarung oder Einwilligung befreit haben.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums - EWR) findet nur statt, soweit dies

 Über Einzelheiten werden wir Sie, sofern gesetzlich vorgegeben, gesondert informieren.

7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages umfasst. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis sein kann, welches auf Jahre angelegt ist.

8. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht

9. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

Insbesondere sind wir nach einigen aufsichtsrechtlichen Vorschriften verpflichtet, Sie vor der Begründung der Geschäftsbeziehung beispielsweise anhand Ihres Personalausweises zu identifizieren und dabei Ihren Namen, Ihren Geburtsort, Ihr Geburtsdatum, Ihre Staatsangehörigkeit sowie Ihre Anschrift zu erheben. Damit wir dieser gesetzlichen Verpflichtung nachkommen können, haben Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen und sich im Laufe der Geschäftsbeziehung ergebende Änderungen unverzüglich anzuzeigen.

Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.

10. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.


11. Cookies

Das auf unserer Lernplattform eingesetzte Learning Management System ILIAS verwendet Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Lernplattform besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware.

In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten.

Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um Sitzungssteuerung zu ermöglichen, und z.B. Formulareingaben oder Warenkörbe während der Sitzung zu speichern. Session-Cookies werden spätestens mit dem Schließen Ihres Webbrowsers gelöscht.

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Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie der Dritter nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erforderlich.

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